[議事録などにオススメ]オンラインメモがすごく便利!

[記事公開日]:2020.8.4

[読了目安:4分]

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会議の議事録とかメモってどうしてますか?

ノートに手書きする、パソコンのメモ帳に箇条書きにするなど色んな方法があります。自分で見るだけならどんな方法でも良いのですが、こんな場合にはオンラインのメモサービスやアプリが便利です。

  • メモを共有したい
  • 共有したメモにコメントなどを書き込みたい
  • いろいろな端末でも確認したい

オンラインメモサービス

オンラインメモサービスにも色々なものがあってどれがベストかがわからずに悩んでしまいそうですが、シンプルで汎用性があるサービスから、高機能でビジネスシーンで活用しやすいサービスまで多岐にわたっています。その中でもユーザーが多い3つのサービスを紹介します。

Google Keep

Google Keep(https://keep.google.com/

Google KeepはGoogle社によって提供されているメモアプリで、Googleのアカウントがあればウェブ版をすぐに利用できます。GooglePlayやiTunes Storeから無料でダウンロードしてインストールすることも可能です。Googleのプラットフォーム上で動かせることから、Googleアカウントで利用しているGoogle Driveに自動保存して使うことができます。動作も軽くて使いやすいことで定評があるオンラインメモです。

Google Keepは通常のテキストによるメモ作成に加えて、チェックリストを作ることもできます。音声や画像も入れることができるのでマルチメディアなメモを手軽に作成できるのが魅力です。音声については文字変換機能も付いているので、簡単にボイスメモを作れます。

また、リマインダーも設定でき、Googleカレンダーと同期させて使用することも可能です。非常にシンプルな設計になっているので直感的に使いやすく、気軽にオンラインメモにデビューしたい人に向いています。なお、Google Keepは全サービスが無料で提供されています。

Dropbox Paper

Dropbox Paper(https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox PaperはDropbox社が提供しているメモサービスです。

Dropboxのアカウントを作成すると同じアカウントでDropbox Paperを利用することができます。基本的にはDropboxによって提供されているストレージを利用して、Dropbox Paperでメモやドキュメントを作成できる仕組みになっています。Dropbox Paperの機能自体はシンプルでテキストや画像などを挿入できる仕組みのオンラインメモです。

Dropbox Paperは個人でも利用できるものの、ビジネスシーンでの活用を重視した設計になっているのが特徴です。例えば、各職種の人たちが共有するドキュメントを作成するためのテンプレートが用意されています。人事やセールス、マーケティングやクリエイティブなどといった職種が代表例で、色々なタイプのテンプレートがあります。

プロジェクトチームでオンライン作業をできるようにする目的で会議用の議事録やブレインストーミングのためのワークシートなどもあり、シーンに応じてスムーズにオンラインでの作業を進められるのが魅力です。

チーム作業を円滑化させるための機能として、タスク管理ツールやフィードバック機能もあり、運用の仕方次第ではリモートワークも容易になります。

Dropbox Paper自体はDropboxに標準的に含まれているアプリケーションです。Dropboxについては個人向けにはProfessional、チーム向けにはStandard、Advancedという有料プランがあります。

しかし、Dropbox Paperの機能についてはどれを選んでも同じ内容になっています。ストレージサイズが異なるなど、Dropboxの機能の違いがあるので運用方法に応じて適切なプランを選ぶのが良いでしょう。

Evernote

Evernote(https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteはオンラインメモに特化したサービスで、会員登録をすることで利用を開始することができます。

オンラインで手書きのメモを書いたり、ボイスメモを録音したり、気になったウェブページを貼り付けたりして自由に電子メモを作れるのが特徴です。添付ファイルを付けることも、写真やイラストなどを挿入することもできるので、手書きのメモ以上に情報量が多いメモに仕上げることができます。

また、検索機能が充実しているのも特徴で、いつ書いたメモを見つけたいか、どんな内容が含まれているメモを取り出したいかといったことを入力すると該当するメモが表示されます。自分でタグ付けをして管理することも並べ替えてわかりやすくすることも可能です。

Evernoteは無料で利用できるベーシックプランの他にプレミアムプランと法人向けプランがあり、より高度な機能を使用することが可能です。プレミアムプランの場合には名刺をスキャンして登録したり、ノートのバージョン履歴を管理したり、TeamsやOutlookなどとの連携をしたりすることができます。

法人向けプランではさらに機能が多くなっていて、主にチームでの利用に適したプランです。作業フローをわかりやすくまとめたり、バーチャル掲示板を利用したり、アクセス制御をしたりすることができます。シングルサインオンの設定やアクティビティ履歴の記録などのようにセキュリティーやチーム管理のための機能、顧客管理ツールとの連携や会社単位でのデータ共有など、ビジネスシーンでの利用に適した機能も付与されています。

今回のまとめ

私自身、もともとはMACのテキストエディタでメモをガンガンとって、あとでまとめたりもしていて、そのやり方でも正直十分でした。

そんな中、某ウェビナーに参加した時に主催の方がオンラインメモを使っていて、試しに使ってみたらこれが本当に便利で簡単にマークダウン形式でメモできるし、共有してコメントも書いてもらえるしということで、いまではすっかり手放せなくなりました笑

いろいろなオンラインメモサービスがありますので、使い勝手の良さそうなものを選んで使ってみて、自分に合ったメモサービスを探してみましょう!

では、また!

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